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Marquer ses documents sensibles

Marquer un document, c'est écrire son niveau de classification sur le document lui-même, avec la mention qui dit qui peut le lire. Quiconque le reçoit, le trouve ou le retrouve des mois plus tard sait aussitôt comment le traiter : où le stocker, qui peut le lire, comment le partager.

Obligatoire pour le confidentiel et la diffusion restreinte

Le marquage est obligatoire pour toute information classée confidentiel ou diffusion restreinte : document, mail, fichier, papier, support amovible, et même à l'oral. Pour les niveaux public et diffusion limitée, il est recommandé sans être obligatoire. Pas encore sûr du niveau ? Déterminez la sensibilité de vos données.

Le niveau et sa mention

À partir de diffusion limitée, le niveau s'accompagne d'une mention : le cercle dans lequel l'information peut circuler. Le niveau dit comment la protéger ; la mention dit qui peut la lire.

  • <UNIVERSITÉ> : elle ne sort pas de l'Université de Tours ;
  • <COMPOSANTE> : une composante, une direction ou un service ;
  • <STRUCTURE> : une unité de recherche, une équipe, un laboratoire ;
  • <GROUPE> : une communauté définie — instance, réseau métier, comité ;
  • <PROJET> : les partenaires d'un projet, quel que soit leur établissement.

La mention nomme le cercle : le projet, le laboratoire, le service. Sans mention, c'est <UNIVERSITÉ> qui s'applique. En diffusion restreinte, elle s'accompagne d'une liste nominative des personnes autorisées, tenue à jour par le responsable de l'information.

Les règles de marquage

  • Document, présentation

    Le niveau et la mention en haut de chaque page, en capitales et en gras.

  • Mail

    Le niveau et la mention en première ligne du corps du message.

  • Nom de fichier

    Le niveau et la mention à la fin du nom du fichier. Ou bien le fichier rangé dans un dossier dont le nom porte le niveau.

  • Clé USB, disque externe

    Le niveau le plus élevé des données qu'il contient, écrit sur le support lui-même.

  • Papier

    Le niveau sur chaque page, sur la couverture, sur l'enveloppe et sur le dossier de classement.

  • Application, base de données

    Le niveau affiché sur l'écran d'accès, et sur chaque écran qui présente l'information.

  • À l'oral, en projection

    Le niveau et la mention annoncés avant de transmettre l'information.

Par exemple, pour un rapport confidentiel réservé aux partenaires du projet Hydro :

  • l'en-tête de chaque page, et la première ligne du mail qui l'accompagne : CONFIDENTIEL — PROJET HYDRO ;
  • le nom du fichier : Rapport-scientifique-CONF-HYDRO.docx.

Le marquage dans le nom se voit partout — dans l'explorateur de fichiers, dans UTBox, dans une pièce jointe — sans avoir à ouvrir le document. Quand c'est possible, indiquez aussi l'échéance à laquelle le niveau pourra être revu : la publication d'un article, la soutenance, la notification d'un marché.

Le marquage informe, il ne protège pas

Un document marqué reste lisible par qui le détient. Il doit toujours être stocké au bon endroit et partagé par un canal adapté : un mail marqué DIFFUSION RESTREINTE dont la pièce jointe part en clair n'est pas protégé.

Quand le niveau change

Le niveau d'une information baisse souvent avec le temps : un résultat publié, un marché notifié, un embargo levé. Celui qui l'a émise met alors le marquage à jour sur tous les exemplaires qu'il maîtrise, et prévient les destinataires qu'il connaît.